Centraal projectsysteem als zwarte doos
geplaatst op: 22-02-2007

Zowel bij het balkondrama in Maastricht als bij ontruimde Bos en Lommerplein in Amsterdam bleek veel essentiële documentatie onvindbaar. De commissie-De Boer pleit daarom voor de invoering van een ‘zwarte doos’, waarin alle projectdocumentatie van complexe bouwwerken voor 5 tot 10 jaar moet worden bewaard. Door de opkomst van projectinformatiesystemen via internet zou dat goed digitaal kunnen.

Bij een aantal grote complexe bouwwerken werken de projectorganisaties al dan niet op proef met digitale projectinformatiesys­temen zoals Bouwlogics, IBIS4Projects, PIM of Projectplace. Bij die systemen krijgen de betrokken partijen, zoals de projectontwikkelaar, aannemer, architect en constructeur, eigen gebruikersrechten om in te loggen op een centrale webbased portal. Alle communicatie en documentuitwisseling van een project loopt vervolgens via de portal op het internet. Ook kunnen daar de agenda en werkschema’s van het project worden bijgehouden.
Volker Wessels heeft inmiddels twee jaar een bedrijfslicentie voor Projectplace. Cor van Weenum, ict-manager van Volker Wessels, merkt dat het systeem steeds meer wordt gebruikt. “Het is een snelle gestructureerde manier voor het uitwisselen van bestanden.” Volker Wessels gebruikt het vooral bij samenwerkingsprojecten. Bij internationale projecten is het bovendien handig dat elke gebruiker kan kiezen uit zes talen waarin de portal wordt weergegeven. “Vanwege de beveiligde opslag van documenten neemt het systeem ook een stukje zorg weg”, zegt Van Weenum.

Organisatie
Een belangrijk aandachtspunt noemt hij het organisatorisch beheer. “Dat wordt vaak onderschat”, aldus Van Weenum. “Elke handeling kost op zichzelf misschien een paar seconden, maar alles bij elkaar kan het bijhouden van zo’n systeem nog best veel tijd vragen. En denk niet dat zo’n systeem alle organisatorische aspecten oplost. Het is nog steeds nodig om na te denken hoe je de portal efficiënt inricht en het allerbelangrijkst is het maken van goede afspraken over de manier waarop je met het programma omgaat. Je moet er namelijk wel echt op kunnen vertrouwen dat alle informatie op de portal het meest recent en compleet is.” Ook is het volgens hem belangrijk afspraken te maken over het eigendom van de gedeelde data.
Naast Projectplace gebruikt Volker Wessels bij elk project ook nog het eigen interne digitale projectendossier voor dataopslag. “Want niet alle informatie is voor andere partijen bestemd”, licht Van Weenum toe. Aan het eind van een project wordt de informatie van Projectplace naar het eigen netwerk gedownload.
Vanwege de toenemende populariteit van Projectplace is het voor Volker Wessels rendabel om een eigen systeem te ontwikkelen dat bovendien gekoppeld kan worden aan het interne bedrijfssyteem. “Het is dan niet meer nodig om informatie te uploaden. Met een vinkje kan informatie zichtbaar worden voor externe partijen”, aldus Van Weerum. Het systeem van Volker Wessels, digiprojects, draait momenteel proef op een afdeling.

(Cobouw, 22 februari 2007).

Terug